Έγγραφα Ταυτοποίησης KYC

Στο πλαίσιο της πολιτικής επαλήθευσης πελατών που ορίζει η οδηγία της Ευρωπαϊκής Ένωσης για τις πληρωμές (PSD2), για την κατάθεση των χρημάτων σας από τις ολοκληρωμένες παραγγελίες του Skroutz Marketplace, απαιτείται από το συνεργαζόμενο ίδρυμα πληρωμών(Everypay) η υποβολή σχετικών εγγράφων. Η Ελληνική Ένωση Τραπεζών παρέχει περισσότερες πληροφορίες αναφορικά με τα έγγραφα που ζητούνται στους συνεργάτες μας από το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα Everypay(διαβάστε περισσότερα).

H ταυτοποίηση στοιχείων ή αλλιώς “γνωρίστε τον πελάτη σας” – Know Your Customer (KYC) πρακτικά αφορά στη διαδικασία μέσω της οποίας το κράτος υποχρεώνει τις εταιρείες να κάνουν ελέγχους για την ποιότητα και ακεραιότητα των πελατών τους.

Ποια είναι τα έγγραφα ταυτοποίησης επιχείρησης

1. Αντίγραφο ταυτότητας Νομίμου Εκπροσώπου
2. Αντίγραφο λογαριασμού ΔΕΚΟ κατοικίας στο όνομα του Νομίμου Εκπροσώπου τελευταίου 3μήνου
3. Αποδεικτικό ΙΒΑΝ εταιρικού τραπεζικού λογαριασμού.
4. Έντυπο Ν για νομικά πρόσωπα ή Εκκαθαριστικό Σημείωμα Φορολογίας Εισοδήματος για ατομική επιχείρηση.

Οδηγίες για το είδος των εγγράφων σύμφωνα με τη μορφή της επιχείρησης

• Εάν αφορά ατομική επιχείρηση όλα τα στοιχεία θα πρέπει να είναι στο όνομα του δικαιούχου.
• Σε περίπτωση που η σύσταση της εταιρείας είναι Ο.E., τα στοιχεία θα πρέπει να συμβαδίζουν με αυτά του ενός εκ των δικαιούχων.
• Σε περίπτωση που η σύσταση της εταιρείας είναι Α.Ε., τότε αναμένεται να μην εμφανίζεται το όνομα του δικαιούχου στο IBAN.

Η καταχώρηση αντίγραφου της ταυτότητας του Νομίμου Εκπροσώπου γίνεται σε δύο πεδία:

1. Μπροστινή όψη ταυτότητας Νομίμου Εκπροσώπου
2. Πίσω όψη ταυτότητας Νομίμου Εκπροσώπου

Όταν ο νόμιμος εκπρόσωπος είναι αλλοδαπός είναι απαραίτητη η προσκόμιση του Διαβατηρίου του. To έγγραφο πρέπει:

• να είναι ευκρινές με ορατή την εμπρόσθια και την από πάνω όψη του
• να είναι εμφανής η ημερομηνία λήξης και όλα τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του

Στην περίπτωση που ο Νόμιμος Εκπρόσωπος είναι αλλοδαπός και η προέλευση του είναι από χώρα εκτός της ΕΕ είναι απαραίτητο να καταχωρηθεί και η άδεια παραμονής του. Το έγγραφο της άδειας παραμονής θα πρέπει:

• να είναι ευκρινές και με ορατές και τις δύο όψεις (όπου αυτές υφίσταντο)
• να είναι εμφανής η ημερομηνία λήξης και όλα τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του

* Για τα παραπάνω αποδεικτικά πρέπει να είναι εμφανείς όλες οι γωνίες των εγγράφων. Οι φωτογραφίες θα πρέπει να είναι έγχρωμες ή πολύ καλά σκαναρισμένες. Τέλος, αν η άδεια έχει λήξει θα πρέπει να καταχωρηθεί η Βεβαίωση Ανανέωσης Άδειας Διαμονής μαζί με την παλιά Άδεια που έχει λήξει.

Όσον αφορά το αντίγραφο λογαριασμού ΔΕΚΟ είναι αποδεκτή η ΔΕΚΟ κατοικίας ή λογαριασμός κοινής ωφέλειας (πχ. λογαριασμός τηλεφώνου) τελευταίου τριμήνου του Νομίμου Εκπροσώπου.

Στην περίπτωση όπου ο Νόμιμος Εκπρόσωπος της Εταιρείας δε διαθέτει λογαριασμό ΔΕΚΟ ή λογαριασμό κοινής ωφέλειας στο όνομά και στη διεύθυνση κατοικίας του, χρειάζεται να προσκομίσει απαραίτητα ένα από τα κάτωθι:

1. Αντίγραφο κατάστασης προσωπικού λογαριασμού/IBAN ή κίνηση τραπεζικού λογαριασμού από Τράπεζα, στο οποίο πρέπει να φαίνονται:
   • ο Δικαιούχος του λογαριασμού(νόμιμος εκπρόσωπος)
   • η ημερομηνία έκδοσης/εκτύπωσης εντός των τελευταίων τριών μηνών
   • το Χρηματοπιστωτικό Ίδρυμα
   • η διεύθυνση κατοικίας
   • ο αριθμός ΙΒΑΝ
2. Μισθωτήριο συμβόλαιο κατοικίας που έχει κατατεθεί σε οικονομική εφορία ή Απόδειξη Υποβολής Δήλωσης Πληροφοριακών Στοιχείων Μίσθωσης Ακίνητης Περιουσίας (εκτύπωση από την ιστοσελίδα του TAXIS), εφόσον δεν έχει παρέλθει τρίμηνο από την έναρξη της συμφωνίας.

Το αποδεικτικό IBAN που θα καταχωρήσει ο συνεργάτης θα πρέπει απαραίτητα:

1. Να αφορά εταιρικό λογαριασμό και όχι προσωπικό λογαριασμό του νομίμου εκπροσώπου εκτός αν πρόκειται για ατομική επιχείρηση
2. Ο δικαιούχος στον τραπεζικό λογαριασμό θα πρέπει να συμφωνεί με την επωνυμία της εταιρείας όπως είναι δηλωμένη στη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (GSIS)
3. Στο αποδεικτικό IBAN θα πρέπει να εμφανίζεται ο τραπεζικός λογαριασμός που έχει καταχωρήσει ο συνεργάτης στον Χώρο Συνεργατών και στον οποίο πραγματοποιούνται οι πληρωμές για τις ολοκληρωμένες παραγγελίες του Skroutz Marketplace
4. Το αποδεικτικό θα πρέπει να είναι ευκρινές, με πρόσφατη ημερομηνία εντός τριμήνου (να φαίνεται η ημερομηνία) και να φαίνονται τα παρακάτω:
   • ο Δικαιούχος του λογαριασμού (επωνυμία επιχείρησης)
   • η ημερομηνία έκδοσης/εκτύπωσης εντός των τελευταίων τριών μηνών
   • το Χρηματοπιστωτικό Ίδρυμα
   • η διεύθυνση
   • ο αριθμός ΙΒΑΝ

Τέλος, το αποδεικτικό θα πρέπει να είναι από το περιβάλλον της τράπεζας και όχι από κάποιον άλλο φορέα. Τα στιγμιότυπα οθόνης (screenshots) δεν είναι αποδεκτά από mobile app. Εφόσον πραγματοποιηθεί είσοδος στο e-banking , μπορεί εύκολα να εκδοθεί η Βεβαίωση ΙΒΑΝ.

Νομικά πρόσωπα

Το "Έντυπο Ν" (Υποβληθείσα Δήλωση Φορολογίας Εισοδήματος Νομικών Προσώπων και Νομικών Οντοτήτων) τελευταίου φορολογικού έτους, θα χρειαστεί να συμπληρωθεί για νομικά πρόσωπα - οποιαδήποτε εταιρικής μορφης. Θα πρέπει να καταχωρηθούν όλες οι σελίδες του Εντύπου Ν και να φαίνεται ο αριθμός δήλωσης πάνω δεξιά.

Στις περιπτώσεις όπου η επιχείρηση (εταιρικής μορφής) έχει ημερομηνία έναρξης μικρότερη του ενός έτους, θα χρειαστεί να καταχωρηθούν περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ στο πεδίο "Έντυπο Ν (για νομικά πρόσωπα) ή Εκκαθαριστικό Σημείωμα Φορολογίας Εισοδήματος (για ατομική επιχείρηση)". Οι περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ θα πρέπει να καλύπτουν το χρονικό διάστημα από την ημερομηνία έναρξης της επιχείρησης έως σήμερα.

Το έντυπο των Περιοδικών Δηλώσεων ΦΠΑ μπορεί να εκδοθεί ανά τρίμηνο αλλά και ανά μήνα.

• Νεοσύστατη επιχείρηση ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ -> Μηνιαίες περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ
• Νεοσύστατη επιχείρηση ΟΕ, ΕΕ -> Τριμηνιαίες περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ

Θα χρειαστεί να ενωθούν σε ένα αρχείο τις περιοδικές δηλώσεις ανά μήνα και τρίμηνο ανάλογα, ώστε να καλυφθεί το χρονικό διάστημα από την έναρξη της επιχείρησης, έως σήμερα.

Ατομικές Επιχειρήσεις:

Για τις ατομικές επιχειρήσεις ανεξάρτητα από την ημερομηνία έναρξης, χρειάζεται να υποβληθεί στο παραπάνω πεδίο μόνο το "Εκκαθαριστικό Σημείωμα Φορολογίας Εισοδήματος" του Νομίμου Εκπροσώπου για το τρέχον έτος. Δεν υφίσταται εναλλακτικό έγγραφο αντί του Εκκαθαριστικού Σημειώματος.

Πώς γίνεται η καταχώρηση

Η καταχώρηση των εγγράφων ταυτοποίησης επιχείρησης γίνεται μέσα από το Χώρο Συνεργατών. του Skroutz στο πεδίο Υπηρεσίες > Skroutz Marketplace.

Για την πρώτη καταχώρηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί το κουμπί “Choose File/Επιλογή Αρχείου” (ανάλογα με την γλώσσα του περιηγητή/browser). Το αρχείο ανεβαίνει στιγμιαία και ένα νέο κουμπί εμφανίζεται με την εντολή “Αλλαγή”.

Σημειώσεις

• Τα αρχεία μπορούν να ανανεωθούν ανά πάσα στιγμή.
• Το μέγιστο επιτρεπόμενο μέγεθος είναι 10MB ανά αρχείο
• Υποστηρίζονται αποκλειστικά αρχεία PDF και εικόνες (JPG, PNG).
• Σε περίπτωση που το ζητούμενο έγγραφο αποτελείται από περισσότερες από μία σελίδες, θα χρειαστεί να γίνει ενοποίηση αυτών σε ένα ενιαίο αρχείο και στη συνέχεια να καταχωρηθούν στο σχετικό πεδίο του Χώρου Συνεργατών.

Εάν όλα τα έγγραφα έχουν συμπληρωθεί και είναι έγκυρα τα πεδία εμφανίζονται ως εξής:

* Η “Αλλαγή” μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ανέβει ένα νέο αρχείο σε περίπτωση λάθους ή επικαιροποίησης. Τα αρχεία αποθηκεύονται ένα-ένα και ως εκ τούτου δεν είναι απαραίτητο να καταχωρηθούν όλα μαζί ταυτόχρονα.

Αν έστω και ένα έγγραφο είναι μη έγκυρο μετά από έλεγχο που έχει πραγματοποιήσει το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα Everypay, τότε εμφανίζεται το μήνυμα “Πρέπει να υποβληθεί ξανά”, ώστε να καταχωρηθεί εκ νέου το έγγραφο.

Αφού ολοκληρωθεί η καταχώρηση των εγγράφων ταυτοποίησης επιχείρησης, το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα Everypay πραγματοποιεί τους απαραίτητους ελέγχους. Εντός λίγων ημερών, ο συνεργάτης λαμβάνει σχετική ενημέρωση μέσω ticket, για το αν χρειάζεται να καταχωρήσει εκ νέου κάποιο έγγραφο ή αν έχουν επαληθευτεί τα έγγραφα και θα προχωρήσει η ενεργοποίηση της υπηρεσίας Skroutz Marketplace.

• Τα αρχεία δεν αποθηκεύονται στο Skroutz, αλλά σε μια εξωτερική αποθήκη τύπου AWS S3. Το προσωπικό δεν έχει πρόσβαση στο περιεχόμενο των εγγράφων για νομικούς λόγους.
• Σε περίπτωση που η ομάδα Skroutz Support παραλάβει κάποιο έγγραφο μέσω email, θα το καταχωρήσει και στιγμιαία θα διαγράψει το μήνυμα. Υπενθυμίζουμε ωστόσο ότι αυτή η πρακτική ΔΕΝ προτείνεται για λόγους κανονιστικής συμμόρφωσης με τη νομοθεσία προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (GDPR).
• Ως εκ τούτου σε περίπτωση που αμφισβητείται η ποιότητα/εγκυρότητα του αρχείου απαιτείται η καταχώρηση νεότερη έκδοσης του αρχείου από πλευράς σας στο χώρο συνεργατών. Στη συνέχεια αυτό θα ελεγχθεί από την EveryPay.
• Το αρχείο δεν μπορεί να διαγραφεί από την αποθήκη AWS S3, αλλά μπορεί να ανανεωθεί με την καταχώρηση ενός νεότερου.

Περισσότερες πληροφορίες υπάρχουν στο Χώρο Συνεργατών.